7 tipov pre ľudskejšie virtuálne meetingy
Jednou z mojich výziev roka 2020 bolo prelomiť stigmu online meetingov. Vnímam ich ako ekologický aj ekonomický spôsob, ako spolupracovať s ľuďmi, ktorí sú vzdialení pokojne aj tisíce kilometrov. Vďaka nim sa hranice mojej práce úplne rozplynuli. V onlajn priestore sa dokážeme zoznamovať, baviť, budovať si vzájomnú dôveru aj rešpekt. V onlajne dokážeme byť ľuďmi.
Ale vnímajú to takto aj ostatní? Urobil som prieskum.
73% našich klientov vníma príjemnú priateľskú atmosféru ako kľúčový prvok online meetingu. Až 65% z nich potvrdzuje, že práve príjemná atmosféra je to, čo na ich meetingoch chýba (prieskum sme realizovali na vzorke 95 respondentov v čase November – December 2020).
Na otázku “Čo vás napadne ako prvé, keď počujete “online meeting” respondenti odpovedali “pohodlné”, “flexibilné”, alebo “efektívne”. No až dva krát častejšie sa vyskytovali slová “neosobné”, “frustrujúce”, “problémové”.
Preto som pripravil týchto 7 tipov, ktoré pomôžu vaše online meetingy viac poľudštiť a spríjemniť.
1. Zmena mena
Začneme zľahka. Táto aktivita je veľmi jednoduchá pre vás aj vašich kolegov. Na začiatku meetingu ľudí vyzvite, aby si zmenili meno. Potom ich rozdeľte do párov/menších skupín (v breakout miestnostiach) a nechajte ich diskutovať o ich voľbe. Ako si meno zmenili a prečo sa tak rozhodli? Aký je ich príbeh?
Príkladom môže byť:
Zmeňte si meno na človeka, ktorého obdivujete/ktorý vás inšpiroval/nedávno prekvapil.
Ponechajte si svoje meno, ale zmeňte priezvisko na mesto, kde by ste chceli byť. (napr. Lubo Tórshavn)
Zmeňte si priezvisko na to, ako sa aktuálne cítite. (napr. Lubo Plný Očakávaní)
Zmeňte si meno na obľúbeného hrdinu z filmu/knihy.
2. Jedno slovo
Dajte ľuďom jednu minútu na to, aby sa zamysleli nad jedným slovom, ktoré najviac vystihuje tému, alebo hlavný bod vášho meetingu. Príkladom môže byť:
Najdôležitejšie na našej novej stratégii je…
Dobrý líder musí byť hlavne…
Jedno slovo, ktoré najviac vystihuje našu firemnú kultúru je…
Najviac ma na novom projekte trápi…
Vec, ktorú o mne táto skupina nevie je…
Po jednej minúte spojte ľudí do párov, alebo menších skupiniek a nechajte ich o kľúčových slovách diskutovať. Myslite na to, že v online nerobte skupinky s viac ako 6-timi ľuďmi (štyria sú ideál). Ak to chcete obzvláštniť a mať aj pôsobivý výstup, použite wordcloud.
3. Čo máme spoločné
Pre spoluprácu je nevyhnutná empatia. A aby sme boli empatickejší, potrebujeme cítiť, že s ostatnými niečo zdieľame, máme s nimi niečo spoločné.
Vytvorte skupinky a nechajte ich pracovať na tom, aby našli aspoň 5-10 vecí, ktoré majú spoločné. Vopred upozornite, že triviálne veci ako „my všetci pracujeme vo firme XY, alebo my všetci sme ľudia/Slováci…“ sa nepočítajú. Nemusíte sa nikam ponáhľať a vyhraďte na to pokojne aj 15 minút.
Zvyšok nechajte účastníkov a nechajte sa prekvapiť, na čo všetko dokážu ľudia prísť.
4. Speed dating meeting
Nie som veľký fanúšik všetkého, čo je speed a súvisí s prácou s ľuďmi. Ak však máte obmedzený čas a vaši účastníci sa nepoznajú, tak speed dating je dobrou voľbou. Speed dating má základ v našom bleskovom úsudku a v tom, ako vnímame ostatných ľudí. Naše odhady sú až prekvapivo presné, viac sa o tom môžete dočítať napríklad tu. Rýchlu zoznamovačku urobíte tak, že vytvoríte páry a necháte ich 1-6 minút sa rozprávať. Môžu o čomkoľvek, alebo na vami zvolené témy. Ak čas vyprší, jednoducho vymeňte páry. Táto aktivita si vyžaduje facilitátora, ktorý vie s ľahkosťou manažovať break out rooms.
5. Hlboké rozhovory
Presný opak speed datingu. Ak potrebujete riešiť ťažké, alebo kontroverzné témy, s uzavretými ľuďmi sa vám to podarí len ťažko. A v online to platí násobne. Pomôžte im otvoriť sa a rozprávať o niečom, čo stojí za to. Rozdeľte ich do dvojíc a nechajte ich odpovedať na otázky, ktoré im vopred rozdelíte. Sledujte, ako sa ľudia a nálada menia. Moje obľúbené „hlboké“ otázky sú:
Čoho sa bojíš?
Ktoré tri slová by použili tvoji najbližší, ak by ťa chceli niekomu opísať?
Čo je najdôležitejšia vec, ktorú by sa mali dnešné deti naučiť? Prečo?
Predstav si, že si sa dozvedela, že presne o rok zomrieš. Ako by si ten rok strávila?
Ak by si dnes večer mohla robiť čokoľvek, skutočne čokoľvek na svete, čo by si chcela, čo by si urobila a prečo?
6. Priming
Toto sa vám môže hodiť, keď potrebujete jemne ovplyvniť spôsob, akým ľudia myslia. Psychológovia tomu hovoria priming – je to kognitívny proces, v ktorom prvotný podnet ovplyvní správanie a myslenie pri druhom podnete.
Potrebujete pripraviť ľudí na to, aby boli sústredenejší? Nechajte ich diskutovať o situácii, ktorú zažili a v ktorej boli sústredení. Idete riešiť zásadné problémy? Diskutujte predtým o situáciách, kedy sa vám podobné problémy podarilo vyriešiť. Nezabudnite, že čím detailnejšia a živšia diskusia, tým lepší výsledok.
7. Zábava na záver
Začiatok a koniec sú dva kľúčové body každej udalosti. Spôsob, akým meeting skončíte do veľkej mieri ovplyvní ako si ho budú vaši kolegovia pamätať. A to zas ovplyvní v akej nálade (a s akým nastavením) prídu na váš budúci meeting.
Poznáte ten čudný pocit na konci meetingu, keď sa všetci zdravia a postupne odpájajú? Zmeňte to na zábavu!
Povedzte vašim kolegom, že pre nich máte poslednú úlohu. Vlastne úlohy, ktoré im budete postupne dávkovať. Kto danú úlohu splní ako posledný, ten vypadáva a odchádza z meetingu. Tomu, kto odchádza ostatní zaželajú šťastnú cestu a hrajú ďalej. Je to sranda a naši klienti to majú veľmi radi. Príklad úloh:
Prineste niečo zelené.
Prineste 3 predmety, ktoré nie sú vaše. 3 suroviny, z ktorých sa dá uvariť polievka.
Prineste predmet, ktorý si najviac ceníte/máte najradšej/neznášate…
Prineste šnúrku, toaleťák, spacák, rastlinu…
Prineste niečo, čo je červené a zmestí sa do dlane. Alebo niečo čo je jedlé, ale dieťa to zjesť nemôže…
Nebojte sa experimentovať pri príprave aj realizácii a hlavne si to užite. Držím palce.
Extra tip: Swipe Face
Ak chcete zažiť poriadnu dávku srandy a smiechu, skúste našu novú aktivitu Swipe Face. Virtuálny fotokútik, aký sa len tak nevidí 🙂
Chcete získať viac tipov, alebo sa poradiť ohľadom dizajnu celého meetingu?
Spojte sa so mnou, rád sa o skúsenosti podelím.
Lubo Tomko
Komentáre sú vypnuté.